5 เหตุผลที่ควรเลือกระบบออโตเมชั่นเข้ามาใช้ในบริษัท

    ระบบอัตโนมัติของบริษัทประกอบด้วยการให้ระบบคอมพิวเตอร์ทำงานซ้ำๆและเพิ่มมูลค่าเพียงเล็กน้อยแทนทรัพยากรบุคคล จุดมุ่งหมายคือการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต ลดต้นทุน ลดพิธีการ และทำให้ทีมมีเวลามุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าเพิ่มมากขึ้นเช่น ความสัมพันธ์กับลูกค้า หรือการติดตามสถานการณ์ที่ซับซ้อน

นี่เป็นส่วนย่อยของระเบียบวินัยที่กว้างขึ้น: การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการจัดการกระบวนการขององค์กรที่ซับซ้อนโดยการผสมผสานวิธีการต่างๆ

    ระบบอัตโนมัติช่วยให้บริษัทต่างๆลดความซับซ้อนของงานได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตามยังช่วยลดค่าใช้จ่าย ทำให้การถ่ายโอนข้อมูลราบรื่นขึ้น จัดลำดับกระบวนการต่างๆ ติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์ และให้แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

    ในระยะยาวข้อดีของการใช้เครื่องมืออัตโนมัติคือการปรับปรุงประสิทธิภาพเสถียรภาพและประสิทธิผล ในตอนแรกธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางส่วนใหญ่อยู่ห่างไกลจากปัญญาประดิษฐ์ (AI) หรือระบบอัตโนมัติล่วงหน้า แท้จริงแล้วพวกเขามีกำลังซื้อต่ำเกินไปสำหรับระบบราคาแพงเหล่านี้ อย่างไรก็ตามสถานการณ์ได้พัฒนาไปอย่างมากและในปัจจุบันระบบอัตโนมัติส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ตอนนี้งานซ้ำๆ สามารถทำได้ด้วยตัวเองโดยไม่ต้องใช้ความพยายามอื่นใด

   กระบวนการอัตโนมัติมีข้อดีมากมาย เราได้รวบรวม 5 เหตุผลหลักในการใช้ระบบอัตโนมัติเมื่อคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง:

1. การกำหนดมาตรฐานระบบการสื่อสาร

    การสื่อสารระหว่างประเทศในบริษัทเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่ทำให้เกิดความสำเร็จและการประสานงานสำหรับงานต่างๆ

    อันที่จริงอีเมล โพสต์อิท และการสนทนาใกล้เครื่องชงกาแฟเป็นวิธีที่ดีในการสื่อสารเกี่ยวกับงานที่ต้องดำเนินการ แต่เป็นความหายนะสำหรับการทำงานร่วมกันที่เป็นระบบ ขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถรวบรวมส่วนประกอบต่างๆในระบบการผลิตและทำงานบางอย่างได้อย่างเรียบง่ายและเป็นระบบระเบียบมากยิ่งขึ้น ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัตินำเสนอภาพรวมที่เป็นภาพและใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้ตอบสนองทุกความต้องการของคุณได้ในเวลาอันรวดเร็วในขณะที่ทำให้การจัดการง่ายขึ้น นอกจากนี้ระบบอัตโนมัติยังช่วยให้สามารถเข้าถึงประวัติและฐานข้อมูลที่มีการจัดระเบียบอย่างดี ดังนั้นจึงช่วยจัดการกับปัญหาที่เชื่อมโยงกับการหมุนเวียนของเพื่อนร่วมงานและการทำงานร่วมกันในโครงการที่ซับซ้อนได้

2. ตอกย้ำความรับผิดชอบด้วยความโปร่งใสของข้อมูล

    เมื่อคุณทำให้ขั้นตอนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติคุณจะตั้งชื่อผู้นำในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ แท้จริงแล้วแต่ละขั้นตอนจะเชื่อมโยงกับบุคคลที่มีความรับผิดชอบในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายอย่าง การสร้างความโปร่งใสของข้อมูลในระดับนี้ในองค์กรของคุณจะช่วยเสริมสร้างความรับผิดชอบของทุกส่วน ดังนั้น การใช้ระบบอัตโนมัติใน บริษัทของคุณจะช่วยให้คุณทำงานที่น่าเบื่อได้มากขึ้น เพื่อวิเคราะห์ว่างานนั้นมีแนวโน้มที่จะถูกตรึง(การหยุดชะงัก)ในช่วงเวลาใด และในที่สุดก็เข้าใจสาเหตุเพื่อให้สามารถปรับให้เหมาะสมได้ในทางกลับกัน เครื่องมืออัตโนมัติสามารถกลายเป็นเครื่องมืออัจฉริยะในการทำนาย จะช่วยให้คุณสามารถตัดสินใจอย่างรู้แจ้งด้วยข้อมูล ดังนั้นคุณจะสามารถแก้ปัญหาการปิดกั้นเพื่อใช้กระบวนการที่ดีขึ้นและเพื่อปรับสมดุลของภาระงานได้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้น

3. ลดต้นทุน ความผิดพลาด และการกำกับดูแลด้วยระบบอัตโนมัติ

    การแทนที่ความเปราะบางของมนุษย์ด้วยความแม่นยำของเครื่องจักรจะช่วยหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่สูง ซึ่งเชื่อมโยงกับทั้งความผิดพลาดและการขาดประสิทธิภาพ การชำระเงินล่าช้าการขายช้า และการอนุมัติการชำระเงินสำหรับสินค้าที่ไม่ได้รับถือเป็นความผิดพลาดซึ่งทั้งหมดมีราคาสูงมาก

   ระบบอัตโนมัติยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายของพนักงานในสำนักงาน (Back Office) ได้เป็นอย่างมาก ดังนั้นระบบอัตโนมัติจะช่วยให้พนักงานของคุณหยุดการแจ้งเตือนการชำระเงินด้วยตนเองและช่วยให้พวกเขาขจัดปัญหาการชำระเงินล่าช้าได้อีกด้วย

4. เก็บภาพรวมเกี่ยวกับกระบวนการปฏิบัติงานของคุณ

    ไม่เพียงแต่เครื่องมืออัตโนมัติช่วยให้คุณเห็นสถานะของวัตถุ “แต่ละรายการ” แต่ยังให้ภาพรวมของระบบของคุณด้วย ลองนึกภาพว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้างกับข้อมูลหลายเดือนที่มาจากระบบอัตโนมัติ ด้วยเครื่องมือเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ทำให้คุณสามารถทำตามจำนวนความต้องการที่ถูกปฏิเสธ เวลาที่ทุ่มเทให้กับงาน งานที่ยาวนานที่สุด ฯลฯ … ทำให้คุณสามารถปรับแต่ละกระบวนการให้เหมาะสมเพื่อให้มีประสิทธิผลมากที่สุดได้อย่างดียิ่งขึ้น

    อย่างไรก็ตามความสามารถบางอย่างเช่น ความคิดสร้างสรรค์ และความฉลาดทางอารมณ์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการพัฒนาที่เหมาะสมของบริษัทของคุณและเป็นเรื่องยากมากที่จะทำให้เป็นอัตโนมัติ เวลาที่คนงานใช้ไปกับกิจกรรมที่มีมูลค่าเพิ่มสูงเพียง 40% ของงานประจำวัน นอกจากนี้กิจกรรมทางเศรษฐกิจของอเมริกามีเพียง 4% เท่านั้นที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์ในระดับสูง ดังนั้นจึงต้องมีบุคลากรและระบบออโตเมชั่นมาใช้ในการทำงาน

    จะเห็นได้ว่า ข้อดีของการนำระบบอัตโนมัติหรือออโตเมชั่น มาใช้ในที่ทำงานนั้นมีหลากหลาย เช่น การกำหนดมาตรฐานระบบการสื่อสาร ตอกย้ำความรับผิดชอบด้วยความโปร่งใสของข้อมูล ลดต้นทุน ความผิดพลาด และการกำกับดูแลด้วยระบบอัตโนมัติ เก็บภาพรวมเกี่ยวกับกระบวนการปฏิบัติงาน และลดความซับซ้อนในการอนุมัติการดำเนินการ ซึ่งทำให้การทำงานของคุณในบริษัทนั้นสะดวกสบายและมีประสิทธิภาพการทำงานที่ดียิ่งขึ้น

5. ลดความซับซ้อนในการอนุมัติการดำเนินการ

    ระบบอัตโนมัติช่วยให้การสนับสนุนส่วนบุคคลของพนักงานแต่ละคน แต่ยังรวมถึงการดำเนินการตามขั้นตอนที่ชัดเจนและง่ายขึ้นในการดำเนินการ เครื่องมือของคุณจะช่วยให้คุณสามารถกำหนดบทบาทของทุกคนได้อย่างชัดเจนและขั้นตอนที่เหมาะสมที่สุดของลำดับชั้น ดังนั้น ระบบเหล่านี้จึงทำให้กระบวนการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติ และในที่สุดก็เร่งการตัดสินใจ ซึ่งเป็นจุดแข็งอย่างหนึ่งของระบบอัตโนมัติคือ การชี้แจงการสื่อสารระหว่างส่วนต่างๆ และเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพเวลาที่ทุ่มเทให้กับแต่ละกระบวนการ

    โลกที่เรากำลังพัฒนายังคงเป็นโลกอัตโนมัติ ปัจจุบันเรารับรู้ถึงประโยชน์ทางดาราศาสตร์ของการนำโซลูชันเหล่านี้ไปใช้อย่างรอบคอบ ระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางแสดงถึงผลตอบแทนจากการลงทุนด้วยการพัฒนาแบบชี้แจง อันที่จริงมันนำไปสู่ผลประโยชน์ที่สำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งจากมุมมองขององค์กรและการเงิน

ที่มา : https://www.dunforce.com/en/5-good-reasons-to-choose-automation/